合同管理系统一般以合同为中心，将客户、合同、员工和财务人员关联起来。从客户建档到销售签约，再到收款后期维护，通过一个合同就可以全部展开进行查看.

那么合同管理系统它到底有哪些功能？小企业用起来划不划算？

合同管理系统到底是什么？

一句话：给公司的合同做一个"电子档案柜"，从签订、执行、收款到续签，全程有记录、能追踪。

一份合同在系统里长这样：它挂在对应客户名下，记录着合同金额、负责人、服务起止时间；执行过程中写过哪些服务日志、收了多少钱、还差多少款，全部汇总在这份合同的详情页里。点开一份合同，它的"前世今生"一眼就能看完。

小企业适合用吗？

小企业更应该使用合同管理系统。

合同管理系统功能并不复杂，学习成本不高，成熟的合同管理系统价格一般在3000元左右，不限制使用的账号儿数量。企业虽小，但是业务流程是完整的，早点使用合同管理系统，才能系统化的进行管理，提高工作效率，降低内耗。

建一份合同，操作复杂吗？

不复杂，填一张表单、点一次保存就完成了。

新建合同时，选择所属客户，填写合同名称、合同金额、负责人和服务起止时间；如果需要同事一起跟进，把他加为服务人员，然后保存即可。

重要的事情重复3遍，合同入口在合同列表的右上角，工作台快捷区域、客户详情里都能直接进入，不用担心找不到。

如何查看合同的后续进展？

查看服务状态：可以了解合同是在服务中还是已结束；查看付款状态，可以了解合同是未收款、部分收款还是已结款

• 服务状态：服务中 / 已结束，系统会根据合同的到期日期，自动更新服务状态；

• 付款状态：未收款 / 部分收款 / 已结款，财务每录入一笔收款，系统会自动计算收款的状态。

财务不小心写错了金额怎么办？

不用担心，有专门的更正功能

当财务不小心输错金额时，可使用更正功能，输入要变更的金额，系统会自动记录补正，并且记录修改日志，这样既能容错，又能确保财务不会被人乱动。

合同一多就找不到，怎么办？

可使用标签和高级筛选功能精确查找。

优先使用合同标签，快速确认范围。

全部合同是该公司下所有的合同。

我负责的是主要负责人是我的合同。

分配给我的是由我协作维护的合同。

想要更精准，可以使用合同里边的高级搜索功能，可以按照合同状态、付款状态、到期日期、负责人、客户、金额等联合搜索。比如，使用付款状态，快速找到自己待收款的合同。

可以查看合同的服务记录吗？

可以，这个功能叫"服务日志"，可以记录员工在服务中产生的工作量。

不管是客户电话咨询、上门服务或者是现场服务，都可以以日志的形式写在合同下。服务日志会和合同自动关联，打开合同就可以看到合同下所有的服务信息。真正做到事过留痕，不管是中途更换服务人员还是员工离职，都可以快速地了解客户的历史情况。

服务日志还有一个隐藏的功能，添加日志时，加上一个@加同事名字，这个日志就会变成一张任务卡，派送给指定的同事。这样就不用再去微信中通知了，而且任务的处理进度双方都可以看到。

收款、退款能和合同自动对上吗？

能。无论是合同下的躲避收款还是退款，系统都能自动的计算，无需人工干预

有两个设计特别值得说：

1. 财务记录不能直接删除。 记错了要用"更正"，退款使用"冲销"，系统会保留每一次修改的痕迹。对小公司来说这一点很关键——账不能悄悄变。

2. 三个数字一目了然。 合同金额（应该收多少）、累计实收（已经收了多少）、净回款（收款减退款，实际到手多少）。

合同到期要续签，麻烦吗？

不麻烦，点一下"续签"就可以。

财务人员找到合同详情，在右上角发起续签，会自动生成续签合同，原合同的服务日志和财务记录还原样保留。

系统在细节上做了处理，续签时合同会自动同步客户信息、续约日期，减少人工操作。

系统支持定制审批流程吗？

支持，而且它是"可选功能"——不想用流程的公司无需开启

如果公司的某些业务有固定的流程，比如先审核，再签约，再交付。管理员儿可以配置业务类型，并指定对应的工作流程。那么该业务类型下的合同就会按照这个流程自动往下推进。流转到哪个员工那儿，就会在他的工作台里边出现待办任务。

服务日志太多看不过来，有什么办法吗？

有。可以开启AI功能，让AI自动帮你总结

这个功能需要先接入AI，会消耗一定的算力。接入成功之后，在合同的详情的摘要，点击生成，AI会自动分析合同信息、客户信息、日志信息，最终为你总结好服务内容，概述关键里程碑、特殊条款，解读潜在风险，方便你快速地了解客户相关的信息。

你还可以使用问答机器人，用大白话直接提问，比如“我上次是什么时候拜访的客户？”，机器人就会根据你的日志自动查找并回答。

想快速地了解近一年的合同，方便吗？

方便，打开"报表分析"，合同数量、金额、回款、待回款、退款清晰清晰可见。

针对老板和财务，有专门儿的报表分析功能，可根据时间自动汇总合同数量、总金额、到期合同。还可查看对应的明细。也可导出，方便对账。

界面能按自己的使用习惯调整吗？

能。列表显示哪些列、详情页页签的顺序，都可以自己拖一拖。

不同的岗位关注的内容不一样，比如财务人员更关心合同的收付款情况，维护人员更关心合同的到期和服务日志。每个人都可以按照自己的喜好去调整列表的展示顺序。通过拖拽的形式，可以将自己关注的内容调整到前边，这个调整只对当前员工起作用，完全不影响其他员工的界面展示。

应该按照什么顺序使用？

你可以按照四步开始：客户建档、录入合同、财务收款、填写日志

1、客户建档：把原有零散的客户汇总起来，统统录入到系统中，设置好服务人员，确保后续维护。

2、录入合同：签约后录入合同，设置负责人和服务人员，方便公司内部快速定位服务人员，确保后续续约有人跟进。

3、财务收款：所有合同的回款由财务人员统一录入，方便后期跟进合同收款状态，避免错过或遗漏回款。

4、填写日志：让团队养成有沟通就记日志的好习惯，有任务就@人，方便后期分析客户数据。