遇到这样的问题，建议用一套专业的合同管理系统。就能解决客户信息分散、合同过于依赖人、内部查询不方便、合同责任无法界定、后续回款不及时的问题。
很多人觉得，中小企业人少，用系统太麻烦，不如在微信群里发一下，又快有省事。确实，当你的业务量比较少时，依赖通讯工具还挺便捷。随着业务的发展，客户和合同越来越多，弊端就出来了。
员工请假了，联系不上，导致其它员工无法对接上客户。
员工离职了，客户无法联系到公司其它员工。
合同到期了，员工忘记提醒，导致公司损失客户。
这些问题的出现，核心就是因为太过依赖通讯工具，没有系统化的内部管理制度，导致客户和员工单方面绑定，一旦某一个员工出问题，他负责的客户就接连暴雷。
显然是不能的。
为什么呢？因为微信群的本质就是个即时通讯工具，没有结构化的数据管理能力。合同、客户、财务、审批的信息，分散在不同的对话、不同的文件里，既没办法统一关联，也没办法说清楚每个节点谁负责、走到哪一步了。
而合同管理系统却不一样，他会收集所有员工录入的客户信息、合同信息，并将这些信息统一管理。任何一个员工登录系统都可以查看相关的信息。从依赖员工到依赖系统，用户合同信息变得透明，这就能从根源上解决信息散乱、责任不清、进度不明的问题。
合同管理系统可以完整覆盖客户管理、合同管理、财务管理、日志管理的全链路，把业务流程彻底流水线化，学习成本和管理成本都很低，是非常务实的解决方案。
一套标准的合同管理系统，通常就四个核心模块：
1、客户管理模块：所有客户主体信息、合作历史统一存放，客户数据不再散落在个人微信里，杜绝信息断层；
2、合同管理模块：从起草、审批、签署到归档，全生命周期都管起来，每个节点谁负责、什么时候处理、改了什么，都清晰可查，责任不再模糊；
3、财务管理模块：收付款计划、开票记录、到账状态全部关联合同，不用再跨部门翻聊天记录对账；
4、日志管理模块：养成添加日志的好习惯，出现问题时，可以完整追溯。
对于中小团队来说，能解决实际问题是核心，适合自己的才是最好的，千万不要为用不上的功能买单。可以查看《合同管理系统有哪些功能？小企业适合用吗？》了解更多功能。
不建议。
复杂的综合办公系统，一般是按照集团的规范来做的，对于小企业来说，不仅费用高，学习成本也不低。将大公司复杂的流程硬搬到小企业，很难推进执行。
中小公司最大的优势就是流程灵活、决策高效，选择适合的合同管理系统，可以帮助员工规范业务流程，提高工作效率。
很多人一听系统两个字，第一反应就是贵。其实成熟的标准化合同管理系统，整体价格并不高：
首年费用：通常在 3000 元左右，而且不限制员工账号数量和合同存储数量；
次年续费：一般还会更低，大概 2000 元上下；
定制开发：如果需要定制开发功能，就要根据具体需求评估费用，建议优先选择成熟的标准化产品。
因为标准化系统功能通用、产品成熟，研发成本已经被大量用户摊薄了，定价自然不高，对绝大多数中小公司来说，都属于低成本投入。而定制化功能要针对企业的特殊流程单独开发、测试，成本会相应提高。
对于中小企业来说，优先选择成熟的合同管理系统更稳妥，如果实在没有合适的，再考虑定制开发。
选系统这件事，核心就看五个方面：功能匹配度、易用性、数据安全性、服务支持能力和适度扩展性，真的不必盲目追求功能多、名气大。
1、功能匹配优先，不是功能越多越好
选择合同管理系统时，不是功能越多越好，而是适合自己的就可以。比如客户管理、合同管理、财务管理、日志管理以及统计功能，这些是一些常见的功能，能满足自己的要求，可以优先考虑。
2、易用性要高，降低学习成本
具备相同功能的系统，要对比一下哪些操作起来更简便，比如经常用手机的用户可以选择带手机端的合同管理系统，减少员工的学习成本。如果系统操作太过繁杂，会导致员工不愿意使用，制度很难执行。
3、重视数据安全与权限管控
合同和入户信息属于公司的重要商业数据，需要考察系统是否有数据加密和备份的功能，此外，还需要有权限控制功能，可以为不同岗位的员工划分不同的权限，从数据层面隔离。
4、基础服务支持要到位
当有多个系统满足自己的要求时，不要只选价格最低的，还要考虑售后和维护是否稳定，否则出了问题自己会束手无策。
5、确保系统有扩展性
选择系统时，要考虑未来两年的业务发展，即便当前用不到，未来也可能会用到，如果系统有可扩展性，后期就可以根据自己的需求定制相关的模块。
说白了，选系统和选工具是一个道理：不贪多、不贪全，能实实在在解决合同管理问题的，就是适合你团队的好系统。
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