一、越小越容易陷入“靠人管事”

你是不是觉得只有大公司才有必要使用系统化的管理流程。社会上流传着一种这样的说法，大公司靠制度管，小公司靠人管。其实这个说法是不准确的，10个人左右的小团队，管理纰漏往往要比大企业更多。

为什么会这么说呢？因为团队人少，分工灵活，没有复杂的流程，看似很高效，实则大部分工作都通过口头交接，起主导作用的是人。而人的精力是有限的，没有办法保证不出问题，一旦某个岗位出现问题，就会导致整个业务流程中断，所有隐藏的问题就会爆发出来。

二、真实案例：小团队“靠人记”的典型痛点

我的身边就存在这样的小团队，团队氛围非常的好，员工在公司上班就像在家一样，执行能力也特别强。但是在过去的很长一段时间里，都存在各种莫名其妙的工作疏漏。

他们的工作方式也非常的简单，销售负责对接客户，口头同步进度，售后跟进服务，全靠自己记的时间，财务对账也只是通过表格来统计，合同到期的跟进也全凭个人的记忆和一张excel表格。

这样的工作方式看起来很温馨，最终会导致三种常见的问题。

第一，工作没人兜底。负责客户维护的员工一旦请假，其他人就没有办法准确地知道哪些客户该维护，哪些客户该续约，常常会错过最佳的回款和续约时间。白白损失客户。

第二，交接完全断层。如果发生老员工离职，工作无法完整交接。直接导致公司的重大损失。之前就有一名老员工离职后，由于没有交接清楚，导致一个重要的客户没有及时续约，给公司带来了很大的损失。

第三，账目永远对不齐。

销售和财务各记各的信息，两边的数据互不相通，月底对账时经常会发生合同和账务对照不上的情况，出现张冠李戴的情况，每次核对信息都要耗费很长的时间，严重影响工作效率。

三、小团队最大的管理误区：把稳定寄托在“人靠谱”

小的团队通常都有这样的想法，只要员工够细心，足够稳定，所有的工作依靠人的自觉。但是，这种靠人记的管理方式，本质是靠运气管理。人的精力毕竟是有限的，会疲惫，会遺忘，微是会出问题的。

零散的表格、口头的交接、私人的记录，看似省去了很多流程，实则一直在消耗团队的精力，埋下很大的业务隐患。

四、转变思路是小团队的出路

这家10人左右的小团队后来彻底改掉了人工记录的模式，转而用轻量化的OA办公系统。将员工、业务、客户、合同、财务通通搬进一套系统里，完成了从人脑记忆到系统留痕的转变。真正做到了凡事有记录，凡事有提醒，凡事可追溯。

五、OA落地后团队的真实改变

1、客户建档

有了这套轻量化的办公系统后，所有的客户都会统一建档，包含客户的产品信息、客户联系方式、客户合同到期日期，而且每个客户和合同都会关联对应的负责人，客户信息查询不再依赖具体的人和位置，只要能上网就能查用户的信息。

2、工作留痕

员工每次维护客户、客户回访、进度跟进都要记录到对应的合同里，哪怕是员工离职，所有的客户记录都可以清晰可见。

3、自动对账

每份合同都会建立回款记录，针对分期付款的合同，系统还会自动计算待回款金额，及时提醒对应的员工跟进回款进度。

4、自动提醒

每个员工都可以进入自己的工作台，每天的待办事项，待回款合同、待续约合同自动汇总好，不让人找事，而让事情自动找上人。不错过每一个工作环节。

5、定制工作流

针对一些复杂的场景，比如某一个业务流程需要多人审批，也可以自己定义审批流程，每个环节都清晰可见。

六、总结

十人的小公司不需要复杂的管理流程，但不能没有标准化的办公体系。

靠人记、靠人盯、靠人扛的时代早已过去，真正高效的小团队是让人做决策，让系统去做记录，用轻量化的OA系统代替人工记忆，减少人为失误，降低团队的内耗，才能走得更远。