一、建设背景

传统的纸制学生档案存在材料分类归档难、校外实习学生填写不方便、学生奖惩审核难、学生年度表现入档难，同时也不便于查找、更新和维护。

电子学籍档案平台能有效整合校内招生、教育教学、学生管理、就业等部门档案资源，形成从学生报到入学到毕业离校全链条、全过程、一体化的档案管理流程，确保学生学籍档案真实准确、规范完整。该平台还具有归档数据对接容易、在线填报不受地域限制、师生查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。

二、设计理念

开放——开放的数据接入，通过数据接口实现与综合素质、教务等系统的对接。

便捷——便捷的在线填报，支持不限地点单个或批量审批。

实时——实时显示学生填报各类档案完成情况，统计各单位工作完成率。

三、平台特色

电子档案袋

自动生成个人PDF档案，合并归档。

电子签名

支持辅导员签名，档案审核线上完成。

电子签章

支持学校印章电子化，随时随地进行签章授权。

异地在线填报

支持在线发放、填报、审批、归档、存储，实现全流程信息化改造。

一、平台功能简介

电子学籍档案平台包括学生身份信息、学籍注册信息、学年鉴定、学籍变动、学籍记载、毕业生信息、学历注册信息等内容。平台主要功能模块如下：

（一）新生复查

新生入学后，学生使用系统网上填报“大学学生学籍卡”，自动人脸核验对比身份证信息。依据省级招生部门提供的录取新生电子档案信息、录取通知书、照片、身份证等重要信息以及新生中学学生档案与新生本人逐一核对。

（二）学生端

1．学生登录

学生使用个人微信扫码登录，安全快捷。支持定制化方案，与学校原有系统学生数据对接，简化身份认证环节。

2．档案填报

（1）填报列表：学生入学登记表、学年鉴定表等各类待填表进度展示

（2）智能检测：学生学制与档案匹配情况，自动开放“学籍异动登记表”填报入口

（3）基础信息关联：档案填报时学生关键基础信息的自动关联，避免误填乱报。

（4）预览、暂存、验证：格式预览、暂存续填、自动验证，填报中断自动保存已录入数据拒绝不合规无效信息提交、为档案审核工作提速增效

（5）定制化档案：可根据各高校不同的教学安排情况进行表单仿真化建设。系统内置档案表类型：新生入学登记表、学年鉴定表、毕业生登记表、学士学位审批表、学生成绩档案表。

（6）我的档案：虚拟化档案袋，档案审核信息由此功能反馈，学生可撤回、修改、再次提交审核。已审核档案可我的档案内进行下载打印。

（三）教师端

（1）创建档案：教师创建档案，指定档案类型、年份，添加填报任务。

（2）档案审批：支持单个或批量档案审核。电子签名，电子签章合并至学生档案并保存为PDF。

（3）档案预览：模拟真实化纸质表单预览打印效果。

（4）档案归档：针对档案的新增、修改、删除，每次变动都会在系统内生成可追溯记录。

（5）档案导出：多种整理筛选模式组合，按需合并学生档案生成压缩包导出，用于物理转储或备份。

（四）管理员端

1、总控制台：系统整体运行情况汇总统计，为系统运维决策提供数据支持。

2、数据管理：学校相关如：院系、专业、班级、年级，学生相关如：个人基础信息、学号、姓名、账号等基础元数据管理。

3、数据隔离：同一功能，不同角色如：院系领导，学工处，辅导员，遵循最小可见数据范围规则进行权限隔离，保障数据安全。

（五）档案实时统计中心

1、可视化数据统计： 总览数据展示：进行中任务状态，按历史时间维度档案统计，按学生年级、院系维度档案统计。

2、详细统计报表：按档案类型或学生属性进行统计，可导出详细报表，快速定位问题档案责任人。