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电子学籍档案系统简介

来源:百牛网络浏览:9902022-03-04 10:19:46
  

一、建设背景

传统的纸制学生档案存在材料分类归档难、校外实习学生填写不方便、学生奖惩审核难、学生年度表现入档难,同时也不便于查找、更新和维护。

电子学籍档案平台能有效整合校内招生、教育教学、学生管理、就业等部门档案资源,形成从学生报到入学到毕业离校全链条、全过程、一体化的档案管理流程,确保学生学籍档案真实准确、规范完整。该平台还具有归档数据对接容易、在线填报不受地域限制、师生查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。

二、设计理念

开放——开放的数据接入,通过数据接口实现与综合素质、教务等系统的对接。

便捷——便捷的在线填报,支持不限地点单个或批量审批。

实时——实时显示学生填报各类档案完成情况,统计各单位工作完成率。

三、平台特色

电子档案袋

自动生成个人PDF档案,合并归档。

电子签名

支持辅导员签名,档案审核线上完成。

电子签章

支持学校印章电子化,随时随地进行签章授权。

异地在线填报

支持在线发放、填报、审批、归档、存储,实现全流程信息化改造。

一、平台功能简介

电子学籍档案平台包括学生身份信息、学籍注册信息、学年鉴定、学籍变动、学籍记载、毕业生信息、学历注册信息等内容。平台主要功能模块如下:

(一)新生复查

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新生入学后,学生使用系统网上填报“大学学生学籍卡”,自动人脸核验对比身份证信息。依据省级招生部门提供的录取新生电子档案信息、录取通知书、照片、身份证等重要信息以及新生中学学生档案与新生本人逐一核对。


(二)学生端

1.学生登录

学生使用个人微信扫码登录,安全快捷。支持定制化方案,与学校原有系统学生数据对接,简化身份认证环节。

2.档案填报

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(1)填报列表:学生入学登记表、学年鉴定表等各类待填表进度展示

(2)智能检测:学生学制与档案匹配情况,自动开放“学籍异动登记表”填报入口

(3)基础信息关联:档案填报时学生关键基础信息的自动关联,避免误填乱报。

(4)预览、暂存、验证:格式预览、暂存续填、自动验证,填报中断自动保存已录入数据拒绝不合规无效信息提交、为档案审核工作提速增效

(5)定制化档案:可根据各高校不同的教学安排情况进行表单仿真化建设。系统内置档案表类型:新生入学登记表、学年鉴定表、毕业生登记表、学士学位审批表、学生成绩档案表。

(6)我的档案:虚拟化档案袋,档案审核信息由此功能反馈,学生可撤回、修改、再次提交审核。已审核档案可我的档案内进行下载打印。

(三)教师端

(1)创建档案:教师创建档案,指定档案类型、年份,添加填报任务。

(2)档案审批:支持单个或批量档案审核。电子签名,电子签章合并至学生档案并保存为PDF。

(3)档案预览:模拟真实化纸质表单预览打印效果。

(4)档案归档:针对档案的新增、修改、删除,每次变动都会在系统内生成可追溯记录。

(5)档案导出:多种整理筛选模式组合,按需合并学生档案生成压缩包导出,用于物理转储或备份。

(四)管理员端

1、总控制台:系统整体运行情况汇总统计,为系统运维决策提供数据支持。

2、数据管理:学校相关如:院系、专业、班级、年级,学生相关如:个人基础信息、学号、姓名、账号等基础元数据管理。

3、数据隔离:同一功能,不同角色如:院系领导,学工处,辅导员,遵循最小可见数据范围规则进行权限隔离,保障数据安全。

(五)档案实时统计中心

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1、可视化数据统计: 总览数据展示:进行中任务状态,按历史时间维度档案统计,按学生年级、院系维度档案统计。

2、详细统计报表:按档案类型或学生属性进行统计,可导出详细报表,快速定位问题档案责任人。


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